+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Программа для секретаря делопроизводителя

Программа для секретаря делопроизводителя

Предлагаем пошаговую методику выбора программного обеспечения для ведения кадрового документооборота. В статье рассказано о некоторых доступных и наиболее популярных программах, предлагаемых российскими разработчиками. С внедрением высоких технологий кадровиков уже не пугают ни корректировки в трудовом законодательстве, ни усложнения в кадровом делопроизводстве. Процессы кадрового документооборота от разработки до архивирования сопровождающих документов можно автоматизировать.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Помощник руководителя (Секретарь-делопроизводитель). Кадровое делопроизводство для начинающих

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Секретарь руководителя

Предлагаем пошаговую методику выбора программного обеспечения для ведения кадрового документооборота. В статье рассказано о некоторых доступных и наиболее популярных программах, предлагаемых российскими разработчиками. С внедрением высоких технологий кадровиков уже не пугают ни корректировки в трудовом законодательстве, ни усложнения в кадровом делопроизводстве.

Процессы кадрового документооборота от разработки до архивирования сопровождающих документов можно автоматизировать. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Возможно, это и не так, но времени постоянно не хватает, а значит, и ценится оно больше всего. Поэтому люди постоянно ищут способы экономии времени вот если бы его можно бы было копить и хранить в специальном банке!

Не успевать означает задерживаться по вечерам, работать в выходные дни и просто постоянно нервничать по поводу не выполненных вовремя дел. А от этого страдает вся остальная жизнь. Поэтому постараемся помочь вам оптимизировать рабочие процессы.

По оптимизации работы сотрудников, различных служб, предприятий написано огромное количество статей. Вы даже можете пойти на специальный семинар. Я думаю, что нарисовать четкую схему, которой мог бы следовать любой секретарь, личный помощник или офис-менеджер, невозможно. Стиль, ритм и правила работы каждой из нас полностью зависят от начальников, специфики деятельности компаний, в которых мы работаем, и даже корпоративных традиций.

Поэтому схему каждый будет выстраивать сам. А мы поможем советами — очень разными, но действенными, проверенными на практике мной и коллегами. Чем мы можем пользоваться в работе? Нашим собственным опытом, советами коллег, достижениями современных компьютерных технологий, различными офисными приспособлениями и многим другим. Даже наше любопытство может сыграть отличную роль. Каким образом избежать завалов, дедлайнов и работы до глубокой ночи?

Конечно, полностью застраховаться от этого у секретаря вряд ли получится, но к этому стоит стремиться. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании.

И здесь очень важно понимать: ваши обязанности как правило, они прописаны в должностной инструкции — это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу.

Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие. Простой пример: в отделе стоит факс, которым пользуются сотрудники. В случае поломки факса в отделе к вам будут обращаться с просьбой передать факс, и, конечно, вы не откажете. Но, увы, и после починки аппарата многие сотрудники будут продолжать носить письма и документы, отправлять которые у вас нет возможности, потому что если тратить на это свое время, вы не будете успевать выполнять основные обязанности.

Даже при сломанном в отделе факсе важнее соединить шефа с нужным человеком, чем отправлять письмо одного из сотрудников. Почему такое происходит? Не только потому, что все не хотят работать. Просто многие сотрудники искренне полагают, что секретарь все дни проводит в ожидании различных просьб от них, а в перерывах между выполнением просьб скучает. Возможно, это покажется резким и у кого-то вызовет обиду.

Что ж, важно понимать, что в этом нет ничего страшного. Страшно будет не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым действительно подвести начальника или коллег. В обязанности большинства секретарей входит планирование рабочего дня руководителя. Можно применять этот же метод для вашей работы.

Например, возразить: каким образом секретарю планировать свой день, если постоянно отвлекают и ситуация на работе подчас меняется с космической скоростью? Но ведь когда мы составляем расписание шефа, всегда приходится учитывать вероятность изменений, многие из которых происходят в самый последний момент. Той же схемой можно пользоваться и при планировании собственного рабочего дня: закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, составляйте расписание так, чтобы можно было поменять дела местами.

И всегда привязывайте свой рабочий график к графику шефа. Например, если вы знаете, что завтра с Да, к вам могут прийти сотрудники или имеются срочные дела. Но если шеф занят, это делает вас более свободной, чем обычно, так как не нужно постоянно отвлекаться на его просьбы. Причем не только владейте, но и управляйте ею. Регулярно проверяйте актуальность данных, если узнали что-то новое — запишите, сохраните в файл, распечатайте в специальную папку. Постоянно проверяйте и обновляйте данные в телефонной книжке, контакты в Outlook, базы внутренних и внешних телефонных номеров.

Здесь может быть два варианта упорядочивания информации:. Если вы выберете второй вариант, лучше завести специальную папку для хранения новых визиток, факсов с уведомлением о смене телефонных номеров и листочков из блокнота, где в спешке записаны важные номера. Наш совет. Если изменилась ваша контактная информация, постарайтесь оперативно сообщить новые данные всем, с кем регулярно работаете.

Невероятное счастье, что мы больше не используем печатные машинки, что компьютеры не просто вошли в нашу жизнь, а действительно стали способны сделать ее удобнее и легче.

Пользуйтесь возможностями, которые вам дают современные программы. Например, программа Outlook позволяет создавать контакты, списки рассылки, вести календарь и создавать архивные папки.

Последнее очень важно. Если вы создадите архивные папки, в которых можно хранить письма по различным темам, то сэкономите себе не только время, но и нервы. Кроме того, так можно сохранять подтверждения от гостиниц, электронные билеты и другие важные документы.

Конечно, в случае необходимости можно обратиться в авиакомпанию или агентство, выписавшее электронный билет: они хранят их в течение года. Однако вы потратите много времени и будете зависеть от работы другого человека у которого много своих дел.

К тому же билет может понадобиться вам гораздо позже, чем через год. Из опыта автора. Не так давно мне пришлось оформлять начальнику визу в США. В процессе оформления необходимо заполнить анкету, где нужно указать точные даты предыдущих приездов за последние несколько лет.

Два с половиной года назад начальник ездил в США, но, конечно, ни он, ни я не помнили точных дат. К сожалению, отметки в паспорте о пересечении границы были поставлены так нечетко, что даты невозможно было разобрать. Помогли, естественно, билеты. Я просто нашла в архивной папке по фамилии начальника билеты за нужный период и таким образом установила даты.

Помните о том, что в Word и Outlook можно включить проверку орфографии, что значительно сэкономит ваше время. Осваивайте новые программы и лучше узнавайте старые. Помимо стандартных офисных программ, можно пользоваться и различными помогающими программами, такими как Punto Switcher.

Эта программа не только автоматически меняет раскладку, но и помогает запоминать горячие клавиши, использовать автозамену и многое другое. А программа DeskStickers позволяет легко создавать цветные стикеры на рабочем столе. Многим это нравится, потому что позволяет не забывать о различных мелких делах ведь блокнот у вас не всегда перед глазами, а обычные бумажные стикеры часто отклеиваются.

На заметку. Вы также можете подписаться на рассылки профессиональных сайтов, чтобы узнавать о предстоящих семинарах, конференциях, различных новостях. Если вы проявите любопытство, поспрашиваете коллег, то легко сможете найти среди многообразия современных программ ту самую, которая сделает вашу работу удобнее, а жизнь легче.

Всегда держите в порядке рабочий стол желательно заниматься раскладыванием вещей по местам каждый день в конце рабочего дня. Порядок на столе не только позволит легко найти все нужное и держать важные предметы под рукой, но и произведет хорошее впечатление на начальника, коллег и гостей. Чистота и порядок должны царить не только на рабочем столе, но и в компьютере, шкафах, ящиках тумбочек.

Регулярно выбрасывайте сломанные или ненужные вещи. Придумайте удобную для вас систему организации и хранения документов. Кто-то любит подвесные папки, кто-то хранит все документы в регистраторах в шкафу. Самое главное — чтобы вам было удобно. Как правило, секретарь хранит у себя канцелярские и хозяйственные товары. Регулярно наводите в них порядок. Таким образом вы будете знать, чего у вас нет, что нужно заказать, что скоро закончится, а чего хватит на год и не стоит тратить на это корпоративные деньги и свое драгоценное время.

Сейчас к секретарю редко предъявляют такое требование, как владение слепой печатью. Без этого навыка можно устроиться на работу и успешно справляться со своими обязанностями. И все же секретарю это умение необходимо — прежде всего, для экономии нервов и в качестве заботы о своем здоровье. Через секретаря или личного помощника идет весь документооборот компании. Мы просматриваем тома документов, прежде чем отнести их на подпись руководителю.

Дело не только в том, что начальник может спросить вас о содержании документа, но и в том, что невнимательные сотрудники частенько указывают неверные даты, ошибаются в инициалах, оформляют документы не по правилам.

На проверку подчас приходится тратить довольно много времени, документы бывают срочные, и сотрудник, их принесший, очень нервничает по поводу того, что вы еще и читаете документ.

Пожалуйста, представьтесь и укажите номер Вашего телефона. Регистрация считается действительной только после подтверждения менеджером.

Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами. Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля - умения организовать компьютерное делопроизводство. Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста.

Секретарь-референт

Кадровое делопроизводство для начинающих 1. Денисова 20 г. Рабочая программа учебного курса : Помощник руководителя Секретарь-делопроизводитель. Цели и задачи дисциплины требования к результатам освоения курса: Обучающийся, освоивший программу, должен обладать общими компетенциями, включающими в себя способность: 1. Понимать сущность и социальную значимость будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. Организовывать собственную деятельность, исходя из цели и способов ее достижения, определенных руководителем. Анализировать рабочую ситуацию, осуществлять текущий и итоговый контроль, оценку и коррекцию собственной деятельности, нести ответственность за результаты своей работы.

Программа Делопроизводство

Название подразделения Кадровый менеджмент. Ваш e-mail не будет опубликован. Секретарь-делопроизводитель 36 ч. Запишитесь на программу. Дорогие читатели!

Активировать демодоступ.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Для вашего удобства — обзор 7 разработок. Программа по делопроизводству и документообороту облегчает и ускоряет работу, хранение бумаг, избавляет от многих рутинных задач. С помощью нее можно систематизировать бумаги, привести их к единому стандарту и сократить число ошибок, которые приводят к наложению штрафов при проверках или проблемам с партнерами организации, начальством. Справка: производители ПО выпускают продукты для создания и развития интранета, например, для сбора сообщений или идей в одном ящике. Перед тем как выбрать программное обеспечение делопроизводства и документооборота, обсудите с начальством возможность его установки на ПК, бюджет и другие вопросы. Процесс внедрения некоторого ПО требует привлечения программистов, так как нужно соблюдать ряд требований. Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами. Протокол Руководитель: Е.

Программа для секретаря делопроизводителя

Предлагаем пошаговую методику выбора программного обеспечения для ведения кадрового документооборота. В статье рассказано о некоторых доступных и наиболее популярных программах, предлагаемых российскими разработчиками. С внедрением высоких технологий кадровиков уже не пугают ни корректировки в трудовом законодательстве, ни усложнения в кадровом делопроизводстве.

Название подразделения Кадровый менеджмент. Ваш e-mail не будет опубликован.

Общее количество рабочих мест не ограничено. Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя. Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час. Наряду с основной функцией по ведению делопроизводства, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины. Таким образом, от простого делопроизводства можно перейти на уровень формирования и автоматического направления исполнителям поручений и обеспечить контроль их исполнения. Наряду с делопроизводителем программа может успешно эксплуатироваться помощниками и референтами директоров, сотрудниками аппарата ген. Ниже приведены их основные функциональные возможности:. Требования к операционной системе и оборудованию. Кроме этого, в комплекте есть понятная и исчерпывающая инструкция пользователя.

Программа может успешно использоваться аппаратом руководителя как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя. Комплекс.

Программы для секретаря делопроизводителя

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2019 fish4me.ru